АП переходит на электронный документооборот

Как передают «Комментарии» со ссылкой на сайт президента Украины, об этом сообщил заместитель Главы АПУ Дмитрий Шимкив.

«Прекращаем бумажный документооборот и переходим на электронную обработку документов. Это касается распоряжений по вопросам основной деятельности, поручений руководства АПУ, служебных, докладных записок, заявок различных структурных подразделений, других документов, которыми обмениваются подразделения», - сказал он, отметив, что бумажный документооборот отменено распоряжением Главы АПУ от 19 августа.

Как отметил Дмитрий Шимкив, речь идет о переходе на активное использование электронной почты, поскольку большинство вопросов можно решить именно с ее помощью. Сейчас готовится положение о принципах переписки, определения важности писем и т.д.

Внедрение электронного документооборота будет способствовать не только оптимизации работы служащих АПУ, но и позволит ускорить и улучшить процессы обмена информацией, принятия решений, убежден заместитель Главы АПУ. «Мы должны построить новую модель взаимодействия, улучшить ее. Мы сейчас оптимизируем свою работу, строим эффективные процессы с использованием современных технологий», - отметил он.

По словам Дмитрия Шимкива, благодаря повышенному защиты сотрудники Администрации будут иметь не только постоянный и оперативный доступ к служебной корреспонденции через мобильные устройства связи, но и к информации о всех должностных лиц. «Эта система значительно расширяет возможности каждого работника. Он сможет оперативно обрабатывать материалы, согласовывать графики работы, работать с документами, организовывать совещания, видеоконференции среди чиновников», - подчеркнул заместитель Главы АПУ.

Отменяется функция контроля за выполнением поручений как таковая, обязательное визирование документов. «Эти небольшие шаги начинают систематизировать переход на современный метод принятия решения, в котором нет необходимости контролировать. Отныне это ответственность и сознание каждого работника», - добавил Дмитрий Шимкив.

Департамент контроля, регистрации корреспонденции и отслеживания выполнения остается только в части входящей корреспонденции, приема обращения граждан. «Все это ускорит процессы. Мы сможем работать эффективнее, а не генерировать кучу бумаг», - подчеркнул он.

Основные процессы по переходу Администрации на новую систему работы планируется завершить до конца августа, а к концу сентября - оптимизировать взаимодействие с большинством процессов между структурными подразделениями. Однако, процесс налаживания и совершенствования системы будет постоянным, несмотря на развитие современных технологий.

Относительно дальнейших перспектив внедрения электронного документооборота, Шимкив отметил, что следующим этапом должно стать построение такой системы взаимодействия Администрации Президента с Кабинетом Министров. Дальше - налаживание связей с райгосадминистрациями.